Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Covid-yhdistys ry
Sähköposti: info@suomencovidyhdistys.fi
Y-tunnus: 3212907-9

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhdistyksen puheenjohtaja
Sähköposti: info@suomencovidyhdistys.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen Covid-yhdistys ry:n jäsenrekisteri ja toimintaan osallistuvien henkilöiden rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään:

  • yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukaisen jäsenrekisterin ylläpitämiseksi

  • yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi ja jäsenviestinnän toteuttamiseksi

  • jäsenmaksujen hallinnoimiseksi

  • vapaaehtoistoiminnan organisointia ja osallistumista varten

  • tapahtumiin ja kyselyihin osallistumisen mahdollistamiseksi

  • tietopyyntöjen ja jäsensuhteiden hoitamiseksi

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Postiosoite

  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot 

  • Kiinnostus osallistua vapaaehtoistoimintaan

  • Mahdolliset tapahtuma- tai kyselyosallistumiseen liittyvät tiedot

  • Mahdollisesti vapaaehtoisesti annetut terveystiedot 

Erityisesti jäsenkyselyissä henkilötietoja (esim. nimi, sähköposti) kerätään erillisellä lomakkeella arvontaa tai yhteydenottoa varten. Näitä ei yhdistetä varsinaisiin kyselyvastauksiin. 

6. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan aina rekisteröidyltä itseltään liittymisen, osallistumisen tai yhteydenoton yhteydessä.

7. Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään?

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta.

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla alustoilla:

  • Yhdistysavain 

  • Google Drive 

  • Discord 

  • WhatsApp 

  • Google Forms 

Pääsy tietoihin on ainoastaan yhdistyksen kulloisellakin hallituksella. Kaikki käyttäjät sitoutuvat käsittelemään tietoja luottamuksellisesti.

8. Tietojen säilytys ja suojaus

  • Tietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa, ja enintään kuusi (6) kuukautta sen päättymisen jälkeen.

  • Arvonta- ja vapaaehtoistoimintalomakkeen yhteystietojen säilytysaika on enintään kolme (3) kuukautta tarkoituksen täyttymisestä, ja vapaaehtoiset toimijat siirretään toisille alustoille yhteistyötä varten.

  • Tietoja säilytetään asianmukaisesti suojatussa Yhdistysavain-jäsenrekisteriohjelmassa, johon on pääsy ainoastaan yhdistyksen hallituksella. Palvelun käyttö vaatii käyttäjätunnusta ja salasanaa.

  • Google Drive-alusta on vain yhdistyksen hallituksen käytössä, ja kirjautuminen vaatii yhdistyksen tunnuksen ja salasanan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkistaa omat tietonsa, 

  • vaatia virheellisten tietojen korjaamista, 

  • tietojensa poistamista rekisteristä,

  • tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, esimerkiksi sähköpostitse toteutettavaa jäsenviestintää.

Tietopyynnöt ja valitukset voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen: info@suomencovidyhdistys.fi

Tietosuojaviranomainen:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Merkittävistä muutoksista tiedotamme jäseniä esimerkiksi sähköpostitse tai yhdistyksen verkkosivuilla.